Электронная почта или мессенджер? Где вести деловую переписку

Сотрудники компаний для деловой переписки все чаще пользуются мессенджерами, а не электронной почтой. Всегда ли это допустимо, в интервью радио Sputnik рассказала HR-эксперт Ирина Пак.

Современная коммуникация так устроена, что рабочие чаты тоже в мессенджерах стали привычной частью жизни. Исключить их невозможно, но контролировать просто необходимо, отметила в интервью радио Sputnik HR-директор логистического оператора NC Logistic Ирина Пак.

"Мессенджеры удобны для оперативных и организационных вопросов: обсуждения повестки встречи, проведения мозгового штурма или неформального общения с коллегами. Но когда речь идет о пересылке внутренних документов, постановке задач и согласовании выполненной работы, предпочтительнее использовать почтовый сервис своей компании", — считает Ирина Пак.

Коммуникация через электронную почту, по ее словам, позволяет надежно сохранять информацию и служит официальным источником подтверждения принятых решений.

"В мессенджерах сообщения можно удалить, тогда как электронные письма хранятся на сервере организации, что исключает риск "не заметить" документ или "отменить согласование" задним числом. Кроме того, почта облегчает постановку дедлайнов и контроль за выполнением задач, делая процесс управления более прозрачным и структурированным", — уточнила эксперт.

Переписка по электронной почте обеспечивает более высокий уровень защиты корпоративной информации", продолжила Пак.

"Мессенджеры могут быть взломаны, и тогда ответственность за утечку данных ложится на сотрудника. Почта также снижает риск потери данных, полученных от партнеров и коллег, что особенно важно для долгосрочных проектов и официальной документации. При этом важно помнить, что деловая переписка с клиентами — часть корпоративной информации, которая должна оставаться внутри компании, поэтому вести ее следует через рабочую почту", — предупредила HR-директор.

По ее мнению, особое внимание стоит уделять коммуникации с внешними партнерами.

"В таких случаях переписка по электронной почте с человеком, у которого адрес совпадает с доменом его компании, — самый безопасный и прозрачный способ взаимодействия. Мессенджеры использовать не рекомендуется, так как они не позволяют достоверно подтвердить личность собеседника и надежность передачи данных. Это риск, учитывая активность мошенников, которые могут пытаться получить корпоративную информацию через менее защищенные каналы", — заключила Ирина Пак.